Orain arte, idatziz eta paperean soilik jasotzen ziren Udaleko batzar orokorretako aktak. Idazkariak jasotzen zuen bertan erabakitakoaren berri. Alazne Garmendia da Villabonako Udaleko idazkaria eta berak du aktak osatzeko ardura hori. “Zenbaitetan gertatzen zen, ordea, udal ordezkariak nik idatzitakoarekin erabat ados ez egotea. Oso zaila da plenuan gertatzen den guzti-guztia jasotzea eta are zailagoa bi edo hiru pertsona batera hitz egiten hasten direnean. Batzuetan, beraz, zinegotziek ez zuten %100 aktan islatuta ikusten plenuan esandakoa. Idatziz ekartzeko eskatzen nien horrelakoetan, eta irakurri ondoren, aktan jasotzen nuen. Arazo horri irtenbidea emateko, plenuak grabatzen hasteko eskaera egin zuen udal korporazioak”, azaldu du Alaznek.
Artxibo elektronikoa
Plenua grabatzeko ideia hori garatuz joan zen pixkanaka. Alazne Garmendiak azaldu duenez, “administrazio elektronikorako, behartuta gaude espediente guztiak elektronikoki garatzera. Horretarako bidean gaude. Plenuaren ekintza bera artxibo elektroniko batean jasotzea egokia zela iruditu zitzaigun”. Audioaz osatutako artxibo elektronikoa da Villabonako Udalak urtarrilaz geroztik jasotzen duena.
Sistema informatiko berezia behar da audioaktak jasotzeko. Izan ere, akta idatzien balio bera izan dezaten, sinadura informatiko bidez zigilatuta eta ziurtatuta geratu behar baitute. “Neronek eta alkateak sinatzen ditugu audioaktak, sinadura elektroniko bidez. Sinadura horrekin, audioakta zigilatuta geratzen da eta ezin da aldatu. Idatzizko ohiko akten balio bera du, beraz”, azaldu du Alaznek.
Paperean ere bai
Sistema berriak ez ditu erabat desagerrarazi paperezko aktak. Oinarrizko zenbait datu jasotzen dituen dokumentua sortzen du idazkariak plenu bakoitzean: Data, etorri direnen zerrenda, etortzerik izan ez dutenena, hasiera eta amaiera ordua, hartu diren akordioak eta interbentzioen laburpena.
Audioaktak egin ahal izateko, grabaketa sistema berezia erosi zuen Villabonako Udalak. “2017ko aurrekontuetan sartu zuten inbertsio hori. Aparatuak erosteaz gain, audioaktak egiteko gaitasuna eskainiko zuen sistema informatikoa ere behar genuen”, azaldu du Alaznek. Informatika Zerbitzuen Foru Elkarteak, IZFE-k Villabonako Udalak zuen asmoaren berri izan zuen, “eta deitu egin ziguten, Gipuzkoako Udaletan audioaktak egiten hasteko software informatikoa garatzen ari zirela, eta Villabonan proiektu piloto gisa martxan jartzeko eskaintza egin ziguten”. Izferen eskaintzak abantaila nagusi bat ekarri zion Udalari, audioaktak udaletxeko zerbitzarian gordetzeaz gain, Izferen hodeian gorde ahal izatea.
Etorkizunerako prest
Audioaktak egiteko aparatuak erosi zituen Udalak, baina ez nolanahikoak. “Bideoaktak egiteko ere baliagarria izango da etorkizunean. Oraindik ez dago martxan, baina plenuak bideoz grabatzeko gaitasuna dauka. Zinegotzi bakoitzak botoitxoa sakatzen duenean, plenu aretoaren erdian dagoen kamerak bere irudia jasoko du”. Momentuz, irudia jasotzen du bideo kamera horrek, baina grabaketarik egin gabe. “Itzultzaileentzat bereziki baliagarria da. Euskaraz ez dakiten bi zinegotzi daude, eta itzultzailea alboko gelan egoten da, momentuko itzulpenak egiten. Lan hori egiteko, beharrezkoa da hizketan ari denaren ezpainak ikustea. Bideo kamerak jasotzen duen irudi hori erabiltzen dute horretarako”, azaldu du Alaznek.
Pilotua
Egun, audioaktak egiten dituzte Villabonako Udalean, IZFEren babesarekin. “Iametza enpresak egin dio softwarea Izferi. Haiek garatutako ideia da. Etorkizunean, nahi duten Udalek erabili ahal izango dute orain Villabonan erabiltzen hasi garen sistema”.
Audioaktak ordenagailu eramangarri batean jasotzen ari dira momentu honetan, eta handik, zerbitzarira garraiatzen dituzte. Laster, Izferen hodeian sartzeko asmoa dutela azaldu du Alaznek. “Haien webgunearen bidez, herritarrei audioakta hoiek entzuteko aukera emateko modua eskainiko luke horrek”.
Tresna erabilgarria da gainera. Izan ere, plenu osoa entzun gabe, aukeraketak egiteko modua eskaintzen du. Hizlari jakin batek esandakoak entzun daitezke, edo gai konkretu baten inguruan esandakoak. Urrutixeago dagoen etorkizun batean, plenuak streaming bidez eskaintzea ere ez dute baztertzen. “Audio eta bideoaktak zigilatuta jasotzeaz gain, herritarrek zuzenean jarraitu ahal izango lukete batzarra, udaletxera gerturatu beharrik gabe. Horretara goaz, baina bide luzea dugu egiteko”.
{{IMG-40634}}
Alazne Garmendia eta Joxerra Aizpurua.
Urtarriletik
Urtarrilean jaso zuten lehen audioakta. Udaleko zerbitzarian jasota daude geroztik egindako plenuak. “Oraindik sistema ez dago erabat martxan. Plenuan hizketan ari den zinegotzi bakoitzak botoitxo bati sakatu behar dio hitz egin behar duenean. Momentuz, ordenagailuan nik klikatu behar dut hizketan ari den udal ordezkariaren izena, audioaktak behar bezala jaso dezan. Laster, hori guztia automatizatuta egongo da”. Horretarako, zinegotzi bakoitzak bere toki finkoa izan beharko du batzar aretoan.
Martxoko ohiko batzarrean, huts egin zuen audioaktak jasotzeko sistemak. “Horrelakoak ere gerta daitezke eta horregatik, bi eskaera nagusi egin dizkiot Udalari: grabagailu bat eskura izatea eta udaletxeko informatikaria ere gertu izatea”, azaldu du Alaznek.
Hastapenak
Ordenagailu batean grabatzen dituzte audioaktak eta ondoren, pendrive baten bidez, udaleko zerbitzarira eramaten dute. Modu horretan, udal ordezkari guztien esku geratzen da. “Hauek hastapenak dira. Pixkanaka sistema osoa hobetzen eta automatizatzen joango da. Administrazio elektronikoa garatzeko bidean gaude”, azaldu du Alaznek.